Welches PIM passt zu Ihnen?
Nicht die Funktionsliste entscheidet, sondern das Modell dahinter.
Kurz gesagt: Welches System „besser“ ist, lässt sich kaum allgemein beantworten. Ob eines zu Ihnen passt, zeigen dagegen diese drei Fragen:
- Was kostet das in zwei Jahren? Nicht der Einstiegspreis zählt, sondern der Preis im Zielzustand.
- Wer ist im Fehlerfall zuständig? Ein Vertragspartner oder zwei, die sich erst einigen müssen.
- Wie komme ich wieder heraus? Vollständiger Export und klare Kündigung, gezeigt statt zugesagt.
Direkt darunter stehen alle sieben Fragen ausführlich, jede mit unserer eigenen Antwort. Danach zeigen wir, woher die Unterschiede kommen, und sagen offen, für wen wir die richtige Wahl sind.
Sieben Fragen an jeden Anbieter
Jeder seriöse Anbieter kann diese Fragen schriftlich beantworten. Weicht er aus, lohnt es sich, genauer hinzusehen. Unter jeder Frage steht auch unsere eigene Antwort, damit Sie uns an denselben Maßstäben messen können.
Was kostet das im zweiten Jahr? Artikel, Nutzer, Sprachen und Kanäle so, wie Sie sie in zwei Jahren erwarten.
Lassen Sie sich den Preis für den Stand ausrechnen, den Sie in zwei Jahren erwarten: so viele Artikel, so viele Nutzer, so viele Sprachen und Kanäle. Fragen Sie zusätzlich nach allem, was einmalig anfällt (Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Anbindungen), und danach, was eine spätere Änderung am Datenmodell kostet. Bei Projektgeschäft ist das der Posten, der die erste Rechnung oft übertrifft.
Bei Palatina Tech: Derselbe Preis, zwei Jahre garantiert
Ein fester Monatsbetrag, unabhängig von Artikelanzahl, Nutzern, Sprachen und Kanälen. Alle Funktionen sind enthalten, es gibt keine Module und keine Stufen. Keine Einrichtungsgebühr, keine Schulung auf Rechnung, keine Tagewerke. Ab Vertragsbeginn ist der Preis zwei Jahre lang garantiert.
Nach Verbrauch abgerechnet werden nur zwei Dinge: Speicher über das enthaltene Volumen hinaus und KI-Übersetzungen über das monatliche Kontingent hinaus.
Der Preis, der enthaltene Speicher und das Kontingent stehen offen auf der Startseite.
Wer richtet es ein, und wer schuldet mir was? Hersteller, Partneragentur oder beide: Das entscheidet sich vor dem Kauf.
Klären Sie, ob der Hersteller selbst einführt oder an einen Partner vermittelt. Beides ist legitim, aber es ändert Ihre Lage im Fehlerfall: Bei zwei Parteien müssen Sie erst klären, ob ein Produkt- oder ein Umsetzungsfehler vorliegt, bevor überhaupt jemand zuständig ist. Fragen Sie außerdem, was passiert, wenn der Implementierungspartner wechselt oder aufgibt, und wer dann noch weiß, wie Ihre Installation aufgebaut ist.
Bei Palatina Tech: Ein Vertragspartner, eingerichtet nach Ihren Daten
Entwicklung, Betrieb und Support liegen an einer Stelle, ohne Agentur oder Verkäufer dazwischen. Die Frage, ob ein Problem ein Produkt- oder ein Umsetzungsfehler ist, stellt sich damit nicht.
Bevor ein Feld angelegt wird, sehen wir uns bei Bedarf Ihr Sortiment an: welche Angaben es gibt, wie sie heute gepflegt werden und wo sie verstreut liegen. Danach richten wir Attribute, Kategorien und Prüfregeln passend zu Ihren Artikeln ein. Das Fundament ist ein erprobtes System und kein Neubau, deshalb wird daraus kein monatelanges Einführungsprojekt.
Nach welchem Recht, auf welchen Servern? Fünf Fragen, die jeder seriöse Anbieter schriftlich beantwortet.
Wer ist mein Vertragspartner, und welches Recht gilt? Wo ist der Gerichtsstand im Streitfall? An welchem Ort stehen die Server, und wer kann außer dem Anbieter darauf zugreifen? Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO? In welcher Sprache und in welcher Zeitzone erreiche ich den Support? Keine dieser Fragen ist unhöflich, sondern absolut notwendig. Und die Antworten unterscheiden Anbieter deutlicher als jede Funktionsliste.
Bei Palatina Tech: Deutsches Recht, deutsche Server
Vertragspartner ist die Palatina-Tech UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Münchweiler an der Rodalb. Es gilt deutsches Recht, der Gerichtsstand liegt in Deutschland, die Server stehen in Deutschland. Support auf Deutsch, in Ihrer Zeitzone.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie, bevor Ihre ersten Daten bei uns liegen, auch schon im Testmonat.
Mehr dazu auf der Seite zur Datensouveränität.
Wie komme ich wieder heraus? Die Frage, die vor der Unterschrift gestellt gehört, nicht danach.
Lassen Sie sich zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht: alle Artikel, alle Attribute, alle Medien, in einem Format, das ein anderes System lesen kann. Fragen Sie nach der Kündigungsfrist und danach, wie lange Sie nach der Kündigung noch an die Daten kommen. Ein Anbieter, der den Ausstieg einfach macht, ist sich seiner Sache sicher. Einer, der bei der Frage ausweicht, hat sie bewusst so gebaut.
Bei Palatina Tech: Monatlich kündbar, weil wir vom Produkt überzeugt sind
Wir binden Sie nicht mit langen Laufzeiten. Der Vertrag ist monatlich zum Folgemonat kündbar. Wer bleibt, bleibt, weil das System seine Arbeit leichter macht, und nicht, weil ein Vertrag es verlangt.
Artikel und Attribute exportieren Sie jederzeit selbst als CSV oder XLSX, Bilder und Dateien laden Sie gesammelt herunter, ohne Anfrage bei uns und ohne Wartezeit. Auf Wunsch erhalten Sie den Gesamtexport, die komplette Datenbank als SQL und alle Mediendateien. Erst nach der Übergabe löschen wir Ihre Daten samt Backups.
Wer geht ans Telefon? Der Unterschied zwischen einer Antwort und einer Ticketnummer.
Fragen Sie konkret: Erreiche ich den Support am Telefon oder nur über ein Ticket? Wer bearbeitet meine Anfrage, und wie schnell kommt typischerweise eine Antwort? Viele Anbieter arbeiten mit gestuftem Support: Die erste Stufe nimmt Anfragen auf und löst bekannte Probleme, alles andere wird weitergereicht. Bei vielen Kunden ist das vernünftig organisiert. Den Unterschied merken Sie erst, wenn Ihr Problem neu ist. Dann zählt, wie schnell es bei jemandem ankommt, der das System wirklich kennt.
Bei Palatina Tech: Der Entwickler selbst, auf kurzem Weg
Palatina Tech ist bewusst ein kleines, spezialisiertes Unternehmen. Werktags von 9 bis 17 Uhr erreichen Sie per Telefon, E-Mail oder Teams direkt jemanden, der das System gebaut hat, ohne Eingangsstufe und ohne Vertriebsfilter. Die meisten Fragen sind deshalb in einem Gespräch erledigt statt in einer Kette von Tickets.
Entscheidungen brauchen bei uns keine Abstimmungsrunde über mehrere Abteilungen, und ein guter Verbesserungsvorschlag kann in der nächsten Version stehen statt auf einer Liste für irgendwann.
Darf ich vorher mit meinen eigenen Daten testen? Demodaten zeigen, was das System kann. Ihre Daten zeigen, was Ihnen fehlt.
Jede Vorführung sieht gut aus, weil sie mit aufgeräumten Beispieldaten läuft. Interessant wird es mit einem Ausschnitt Ihres eigenen Sortiments. Dort zeigt sich in einer Stunde, welche Angaben fehlen, welche Felder nicht passen und wo die Struktur klemmt. Fragen Sie, ob das vor Vertragsschluss möglich ist und ob dafür bereits ein Einführungsprojekt nötig wäre. Die Antwort sagt viel über den Aufwand, der Sie danach erwartet.
Bei Palatina Tech: Ja, einen Monat lang und kostenlos
Im Testmonat richten wir Ihre Installation passend zu Ihren Daten ein, und Sie arbeiten mit einem Ausschnitt Ihres Sortiments, bevor Sie irgendetwas unterschreiben. Danach wissen Sie, welche Angaben bei Ihnen fehlen. Diese Erkenntnis behalten Sie, auch wenn Sie sich gegen uns entscheiden.
Ist das mehr als eine Tabelle im Browser? Nicht die Oberfläche entscheidet, sondern wo und wie die Daten wirklich liegen.
Eine moderne Oberfläche reicht nicht. Entscheidend ist, worauf sie sitzt. Eine Tabellenkalkulation im Hintergrund, auch wenn sie im Browser bearbeitbar ist, bleibt eine Tabelle: schwache Beziehungen zwischen Datensätzen, begrenzte gleichzeitige Bearbeitung, Medien als Dateipfade statt als eigene Objekte, Prüfungen die Fehler höchstens markieren. Fragen Sie deshalb nicht nur nach den Funktionen auf dem Bildschirm, sondern danach, wo Artikel, Attribute, Varianten und Medien tatsächlich gespeichert sind. Eine relationale SQL-Datenbank hält sie als strukturierte Datensätze mit echten Verknüpfungen.
Bei Palatina Tech: Eine relationale SQL-Datenbank, keine Tabellenkalkulation
Die Produktdaten liegen in einer relationalen SQL-Datenbank, nicht in einer Tabellenkalkulation im Browser. Artikel, Attribute, Varianten und Medien sind eigene Datensätze mit echten Verknüpfungen. Deshalb sind Prüfregeln je Feld, Versionierung, Änderungsprotokoll, Rechte bis auf einzelne Felder, zeitgesteuerte Werte und Medien an vielen Artikeln gleichzeitig Teil der Architektur und in jedem Vertrag enthalten, nicht als Zusatzmodul.
Was darüber hinaus möglich ist, zeigt die Funktionsübersicht.
Fünf Arten von PIM-Angeboten
Warum die Antworten auf diese Fragen so unterschiedlich ausfallen, liegt am Modell hinter dem Angebot. Davon hängt ab, was Sie am Ende bezahlen und wie lange es dauert. Keines dieser Modelle ist falsch, sie sind für unterschiedliche Unternehmen gebaut. Der teuerste Fehler bei der Auswahl ist, das Modell einer anderen Größenordnung zu kaufen, zu groß genauso wie zu klein. Ein Klick auf eine Zeile zeigt, worauf Sie jeweils achten sollten.
Bauart: Konzern-PIM Lizenz plus Einführungsprojekt Stärken: kann fast alles eigenes Datenmodell Schwächen: hohe Gesamtkosten lange Einführung
Mächtig, teuer, und vor dem ersten Artikel steht ein halbes Jahr Arbeit.
Diese Systeme können fast alles, und sie sind für Unternehmen gebaut, die das auch brauchen: eigene Datenmodelle, komplexe Freigabeketten, Anbindung an gewachsene Konzern-IT. Bezahlt wird zweimal: einmal die Lizenz, einmal die Einführung, und die zweite Position ist meist die größere. Für einen Mittelständler mit ein paar tausend Artikeln ist die Frage nicht, ob das System es kann, sondern ob sich der Weg dorthin je amortisiert.
Bauart: Open Source Quellcode offen, Einführung über Partner Stärken: Code einsehbar tief anpassbar Schwächen: Projekt nach Aufwand zwei Vertragspartner
Die Lizenz kostet nichts. Einrichtung, Betrieb und Wissen tun es.
Das Modell ist für große IT-Projekte durchaus sinnvoll. Ein Software-Hersteller entwickelt und spezialisierte Agenturen implementieren alles. Bezahlt wird nicht die Softwarezeile, sondern das Projekt: Einrichtung, Anpassungen, Hosting, Wartung. Für Sie bedeutet das zwei Vertragspartner, zwei Rechnungen und im Fehlerfall die Frage, wer zuständig ist, Produktfehler oder Umsetzungsfehler. Wechselt die Agentur oder gibt sie auf, bleibt der Code. Das Wissen über Ihre Installation geht mit. Fragen Sie deshalb früh: Wer schuldet mir was, was kostet die Einführung im Zielzustand, und was passiert, wenn der Partner ausfällt?
Bauart: Cloud-Baukasten Monatspreis, gestaffelt nach Umfang Stärken: günstiger Einstieg schnell startklar Schwächen: Preis wächst mit Funktionen nach Stufe
Der Einstieg ist günstig. Die echten Kosten stehen im Kleingedruckten.
Gestaffelt wird nach Artikelanzahl, Nutzern, Kanälen, Speicherplatz oder Funktionsumfang, oft nach mehreren davon gleichzeitig. Das ist nicht unfair, aber es verlagert die echten Kosten in die Zukunft, wo Sie sie beim Vergleich nicht direkt sehen. Rechnen Sie deshalb nie den Einstiegspreis, sondern den Preis in dem Zustand, den Sie in zwei Jahren erreichen wollen. Achten Sie besonders darauf, welche Funktionen in welcher Stufe liegen: Was beim Vergleich noch selbstverständlich wirkte, ist oft erst zwei Stufen höher enthalten.
Bauart: Eigenbau Tabelle, Shop oder ERP als Notbehelf Stärken: volle Kontrolle keine Lizenzkosten Schwächen: versteckte Kosten Wissen an einer Person
Die teuerste Variante, weil ihr Preis nirgends auftaucht.
Der Aufwand steckt in Arbeitszeit, in Fehlern, die später auffallen, und in Wissen, das an einer Person hängt. Nichts davon erscheint auf einer Rechnung, deshalb wird der Eigenbau in Vergleichen systematisch unterschätzt. Das heißt nicht, dass er immer falsch ist. Bei wenigen Artikeln und einem Kanal ist er völlig in Ordnung. Nur sollte es eine Entscheidung sein und kein Zustand, in den man hineingerutscht ist.
Bauart: Komplettsystem Ein Anbieter, fester Preis, kein Projekt Unser Weg Stärken: schnell einsatzbereit fester Preis Schwächen: weniger anpassbar Grenzen bei Sonderwünschen
Weniger anpassbar, dafür vollständig und direkt einsatzbereit.
Ein komplettes System bringt einen erprobten Rahmen mit, in den Ihre Daten eingeordnet werden. Das ist Nachteil und Vorteil zugleich. Der Nachteil: Wer sehr eigene Anforderungen an die Ablauflogik hat, stößt an Grenzen. Der Vorteil: Es gibt kein Projekt, keine zweite Partei und keinen Zeitpunkt, ab dem es sich rentiert haben muss. Sie arbeiten nach kürzester Zeit mit Ihren eigenen Daten und können nach dem ersten Monat wieder aufhören, wenn es nicht passt.
Passt Palatina Tech zu Ihnen?
Kein System passt zu jedem Unternehmen. Deshalb hier kurz und offen, für wen wir gebaut sind und wann ein spezialisiertes System die bessere Wahl für Sie ist.
Eine gute Wahl, wenn Sie
- Produktdaten verlässlich pflegen wollen, ohne ein Konzernprojekt daraus zu machen
- einen festen Preis wollen, der nicht mit Ihrem Sortiment mitwächst
- einen Ansprechpartner schätzen, der das System selbst gebaut hat
- Bilder, Datenblätter und Dokumente direkt am Artikel führen wollen
- Wert auf deutsches Recht und Server in Deutschland legen
Besser ein spezialisiertes System, wenn Sie
- eine Bildredaktion mit Bildrechten, Ablauffristen und mehrstufigen Freigaben betreiben
- Agenturen und Händlern ein eigenes Medienportal geben wollen
- die Ablauflogik des Systems individuell umbauen lassen müssen
Der nächste Schritt ist kein Vertrag
Im kostenlosen Testmonat arbeiten Sie mit Ihren eigenen Produktdaten und entscheiden erst danach, ob Sie bleiben. Läuft bei Ihnen noch ein Vertrag mit einem anderen System, nutzen Sie Palatina Tech parallel kostenlos, bis er endet, höchstens zwölf Monate lang. Und passt es am Ende doch nicht, sind Sie nie länger gebunden als bis zum Folgemonat.
Lieber direkt sprechen? +49 6395 9109190, montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr.
